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如何写出正确的推荐信

一、推荐信的内容

        推荐信是所有申请书面材料中,除了个人陈述之外最为重要的申请材料,有时候一封好的推荐信就能决定你是否被录取。它以第三人称、一个旁观者的角度介绍其所了解的申请人,要求对申请人作出客观而诚实的评价,能起到个人陈述所起不到的作用。

        现在的申请中,推荐信一般不是独立的,伴随它的还有申请材料中的推荐信表格:填写完推荐信表格并签名,在推荐信上也签名,然后推荐信表格和推荐信装在一起,放入信封密封并再次签名,才称得上一封完整的推荐信。

        中国学生的推荐信一般都是自己写的,因为我们的推荐人一般都是教授。教授很忙,到了写推荐信的时候,会有很多人找他,他写不过来,所以只能我们自己写,然后交给教授过目,请他修改,在教授认可之后再由他签字。

        写推荐信一般要介绍一下你的性格特点、科研能力、学术水平、组织能力和领导能力等等。很多人在写推荐信的时候所犯的通病是空洞。推荐信对你的评价必须有具体的例子支持,如果你的推荐信里充满了赞美的形容词,充斥着最高级的形容词或者副词,却没有任何具体的事例,那这封推荐信简就是彻头彻尾的失败,因为所申请学校的教授会问:为什么一个了解你的人不知道你所做过的事情?

        PS一样,推荐信也是文章,只不过是一封按照信函的格式写成的文章,它也是用来论证你的能力的文章。既然是文章,就要有论点、论据和论证过程,要用这些事例论据支持论点,支持对你能力的评价。

        推荐信也必须展示你的与众不同之处,和PS的要求一致。你若没有与众不同之处,招生委员会如何把你与其他申请者区分开来呢?举个简单的写作例子,很多人都会在推荐信里说:“我认识的这个学生上课非常认真,经常积极地回答我的问题。”这种话苍白无力,但是如果写成下面的样子,就给人完全不同的感觉:“我认识的这个学生上课非常认真,经常在没有其他学生能够回答我的问题时候,惟独他站出来回答了。”注意到两多听话的不同了吗?后面一句仅仅是增添了一个比较,就将申请人和普通的学生区分开来,这就是推荐信所应达到的效果。

     推荐信还有一个要求就是真实,也就是说,推荐信中所叙述的东西,都是确确实实发生过的,不要试图伪造一些经历出来。没有亲身经历过,写出来的东西肯定没有底气,没有说服力。切忌大肆吹嘘,有些人的推荐信里把自己写得太好了,整篇文章充满了强烈的褒义词汇,这样的推荐信也大大地打了折扣。没有必要回避自己的缺点,如果你换一个角度去看待自己的缺点,及时改正,写成你是一个勇于承认错误或者百折不挠追求上进的人,效果会好得多,更加富有感染力和真实性,让人觉得你的推荐人是真正了解你的。

 

二、推荐人的选择

        不要找你的同学、父母或者亲戚给你写推荐信。因为在国外教授看来,这些人评价你的眼光会带有偏袒性,不足以真实体现你的性格、品质和能力。

        不要找不熟悉你的人,或者说知名人物给你写推荐信。一个名气很大、头衔很响亮、地位很高的人的推荐也许更有说服力,但是如果他和你不熟悉,那这封推荐信应该怎么写呢?推荐人与被推荐人之间缺乏可信、可靠并且真实的关系,这样的推荐信写出来一看就知道是假的。

        我们要求,推荐人至少要有教授(副教授)头衔或者博士学位。这样在写推荐信的时候,我们的落款就可以是Professor XX或者Doctor XX了,以表示你的推荐人出自学术界。没有这两个称呼的推荐人的推荐信最好不要使用。

        关于推荐人名气的问题,我们的意见是不要一味追求推荐人的知名度。如果推荐人是国际上知名的,那当然是最好不过的。但不是所有的人都能找到名气这么大的推荐人,而那些在国内有些名气和地位的人,并不一定在国外也出名。即便是经常出国访问,去过的学校也肯定是有限的,而美国那么多大学,那么多招生委员会的人,他们根本不会知道这位老师究竟怎么样。

        之所以要细心选择推荐人,就是为了让不同的推荐信具有不同的特点,让它显得更真实一点,造成不同推荐信的语气风格、行文特点都不一样。如果你的所有推荐信在用词、语气等方面上没有什么变化的话,伪造推荐信的迹象就是相当明显的。例如所要求的3封推荐信,你可以让你的班主任给你写一封,描述你的课外活动能力、社交能力、性格特点等等;再让你的一位授课老师写一封,描述你的学习能力、学校态度等等;还可以让你的导师写一封,描述你的研究能力;或者找到他们的系主任给你写一封,大致谈一谈总体印象,因为系主任要管那么多学生,他绝不可能知道你的具体情况。

        那么如何从众多熟悉你的教授里挑出3个推荐人呢?这里有一些参考的因素,最熟悉你的(比如你的导师、班主任等)、外教、你的成绩最好的那门课程的授课老师、写你未来想要做的研究方向最相关的同时最能体现你的各方面能力的那门课程的授课老师等等。除此之外,你还可以从经常出国交流访问的老师中寻找推荐人,特别是到过你所申请学校交流访问的教授。

 

三、索要推荐信

        怎样去请求教授给自己写推荐信,确实又是中国学生的一个难题。如果你想找的推荐人是你的熟人、或者说是你经常接触的教授,那样的话请他给你写封推荐信就是顺理成章的事情了。如果你要找一个不熟悉的教授给你写推荐信,有可能吃闭门羹,但机会其实都是自己创造的。比如说某老师正在上一门课,你刚好去选了那门课,然后上课的时候和老师套套近乎什么的,多问一些问题,老师对你自然有了好印象,等待时机成熟,请老师给你推荐一下就是水到渠成了。或者,某老师开了一个毕业论文的题目,你对这个题目还算比较有兴趣的话,你可以到该老师的组里去做毕业论文,等他成了你的老板,难道还会不给你写推荐信?不过要做到这些,你必须在学期开始之间就有一个初步的打算,想好自己准备找哪些人写推荐信,否则到了写推荐信的时候再去找,为时已晚而且目的太明显。

        请老师写推荐信的过程中,有些同学被老师拒绝一次就不好意思再去找了,其实大可不必。被老师拒绝了之后,仅仅是面子上的问题,你没有任何损失。但是如果一封很重要的推荐信没有人给你写,损失可就大了。请大家权衡一下,是面子重要还是自己的前途重要。而且只要和教授好好说,非常诚心并且恳切,一次不行就两次,两次不行就三次。总之要有耐心,教授不是铁石心肠,说不定就同意给你写了。

        其实,索要推荐信也是一个锻炼自己交际能力的过程。在这个过程中,碰到一些困难和挫折是在所难免的。

 

四、推荐信主要内容

        推荐信就是介绍被推荐人的情况。通常你在信中将以下问题介绍清楚了,就是一封很好的推荐信。

     1. 对每个申请者来说,必须介绍清楚的问题有:

             你与申请人认识多长时间了?

             你与申请人是何种关系?

             请就申请人的智力和职业发展潜质发表意见。

             与其他你推荐的申请本校的学生相比,申请人的智力水平、品质和性格如何?

             申请人是否具有与众不同的技能或者潜质?

             据你观察,申请人的品质和可信度如何?

     2. 尽量要求给予介绍的问题有:

             申请人的最强之处是什么?

             在继续成长和改进的过程中,申请人可以从哪些方面获益?

             申请人有无特殊或过人之处,可否増加在校学生群体的多样性?

             你是否认为申请人的成就可以客观反映其能力?请进一步说明。

             你是否认为申请人对申请研究生教育以及进而从事相关职业的选择是慎重的?

     3. 如果有可能,还可以介绍的问题有:

             据你观察,申请人处于学术压力时表现如何?

             你认为申请人的社会交往能力和观察人的能力如何?

             如果申请人的母语不是英语,其英文阅读、写作和口语表达能力如何?

             请评价申请人自身能力不足的评价。

             申请人是否关注改善他人生活?如果是,请进一步说明。

             你认为申请人是否情绪稳定、身体健康?

     4. 申请法学院需要介绍的问题有:

             请就申请人的独创性思维能力作为评价。

             你如何评价申请人客观分析、衡量信息的能力。

     5. 申请商学院需要介绍的问题有:

             申请人是否有能力并乐于在团队中工作?

             你如何评价申请人的领导能力?

 

五、国外大学对推荐信的核实

        有时候你所申请的学校会核实你的推荐信是否真实。核实的方法各个学校不同,有Mail方式、Email方式,还有的学校更严格,直接寄回你的推荐信复印件要求推荐人确认。如果你的推荐信被查出来有做假行为,那么一切努力全部作废,即使是已经发给你的Offer也将被取消。国外对一个人的信誉问题看得是非常重的,凡是涉及到Cheating的,一律要给予严厉的惩罚。

        如果你所申请的大学给你的推荐人发Email,这个时候你的推荐人应该如实回复这些邮件,以确认推荐信是真实的。所以你一定要和你的推荐人保持联络,在他们收到了要求核实推荐信的信函或者Email后,及时通知你并及时回复。

        希望大家对国外大学核实推荐信的方式有明确的了解。虽然我们的推荐信大多是自己写的,但是不经过老师同意就擅自伪造是绝对不可取的。请大家不要坏了中国学生的名声。

 

六、推荐信的核实格式和签名

        标准的推荐信包括下面几个部分:信头、称呼、联系方式、日期、正文、落款和签名。

        信头,就是说你要用带有自己学校标志的信纸来写,因为你的推荐人一般是自己学校的老师。我们的推荐信是自己打印的,你可以做好一个信头放上去。

        如果你所在的系里有自己的信头,那建议你使用自己系的标志信头。有时候所申请的学校可能会要求:推荐信必须具有信头,并且信头不能是打印的,这时候你就得去学校的商店里买那种专用的带有信头的打印纸了。

        推荐信的称呼可以用Dear Sir/Madam, Dear Admission Officer, 或者To Whom it may concerns等等。

        联系方式和日期应写在推荐信最上方。信头之后,是写推荐人的联系方式而不是对方学校的联系方式。联系方式在前,日期在后;联系方式写在左边,日期写在右边。当然这时的联系方式也可以不写,只需在落款时写;抬头和落款中只要有一处写到联系方式就行。写联系方式的时候,注意写上推荐人的职务、职称、直线电话(座机)以及Email,千万不要写联系人的手机号码。

        正文也是按照标准的英文正式文体格式,每段顶格写,段落之间空一行。

        结尾的落款,首先是顶格写一句敬称,Yous sincerely或者Sincerely yours即可。然后写上推荐人的联系方式。下面给出一个最简单的例子

        Yours Sincerely,

 

        Professor XXX

 

        Vice Dean, SchoolofPhysics

        Peking University

        注意,中间要空几行就是为了留给教授签名用的。教授的签名是凭他自己的习惯,有时候姓在前,有时候名在前,所以落款中的“Professor xxx”中的名字一定要和签名一致。至于这个签名是英文还是中文,要看教授的习惯。一般要求用英文签名,如果习惯用中文,也可以用中文。

        至于整篇推荐信的字体,要求统一,不要使用不同的字体。因为你有3封推荐信要写,所以你应该尽量使用不同的信纸、字体、字号、页边距等等,尽量使得3封推荐信的样式看起来各不相同。

        至于推荐信的字数,没有什么很严格的要求。只要你把话说清楚了,把被推荐人的特点叙述得清晰明了,就是一封好的推荐信。有人说推荐信一定要在一页以内,其实不必,一页半左右的样子都是可以的,只要你是真的有话要说。你能写得更短当然更好,写不短也没有关系。不过也要注意,推荐信总长度不要超过两页,否则真的没人愿意看。

 

七、推荐信写作的注意事项

        第一,推荐信需要有具体事例来支持,一般是叙事部分的内容少于评价的部分;

     第二,阐明老师和你的关系,需要明确指出老师是怎么认识你的;

     第三,前后叙述要有关联,有交代,不要产生矛盾;

     第四,说明被推荐人不同方面优秀品质的时候,要分清主次,不要什么都说,这样做的后果往往是什么也没说清;

     第五,要注意将被推荐人和其他人进行比较,只有对比才具有突出的效果;

     第六,老师的身份要和他/她所了解的事实相匹配;

     第七,不同推荐信的侧重点应该不一样;

     第八,不要犯低级语法错误,推荐信对语言的要求可以相对降低,但是仍然不要犯很低级的语病。